Procedura zgłaszania nieprawidłowości (naruszeń prawa)

Procedura zgłaszania przypadków nieprawidłowości (naruszeń prawa) oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń (tzw. sygnalistów) w Przedsiębiorstwie Usług Komunalnych Sp. z o.o. w Gryfinie*

ZGŁOSZENIE

1. Zgłaszającym naruszenie prawa może być osoba zdefiniowana w Art. 4 ust.1 Dyrektywy.
2. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawdziwych informacji podlega sankcjom określonym w przepisach prawa,
3. Zgłoszenia przyjmowane są w spółce przez Pełnomocnika.
4. Zgłoszenia mogą być realizowane poprzez dedykowane kanały zgłoszeń funkcjonujące w spółce, w szczególności:
   1) w formie listownej na adres: PUK sp. z o.o. ul. Szczecińska 5, z dopiskiem na kopercie, „Zgłoszenie nieprawidłowości, Komórka ds. Kontroli Wewnętrznej - do rąk własnych";
   2) osobiście pisemnie lub ustnie do Pełnomocnika, który dokumentuje zgłoszenie w formie karty zgłoszenia lub notatki służbowej; karta zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury;
   3) w postaci elektronicznej, na dedykowany adres poczty elektronicznej spółki naduzycia@pukgryfino.pl; jedynym dysponentem tego adresu jest Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
5. Zgłoszenie może mieć charakter:
   1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia;
   2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia i dane te podlegają utajnieniu.
   Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.
6. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
   1) dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, dane adresowe, e-mail, telefon;
   2) datę i miejsce sporządzenia;
   3) dane osób, które dopuściły się / mogą dopuścić się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   4) opis / przypuszczenie nieprawidłowości oraz, gdy miały miejsce, ich daty.
7. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
8. Karta zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury. Wzór karty zgłoszenia, umieszcza się na stronie internetowej spółki.
9. Niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego osoba dokonująca zgłoszenia może skorzystać ze zgłoszenia zewnętrznego do organu publicznego oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Zgłoszenie zewnętrzne opisane jest w Rozdziale III Dyrektywy.

Załącznik nr 1 Karta zgłoszenia wewnętrznego (do pobrania)

* System zgłaszania funkcjonuje na podstawie przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.